Aktuelt
bilde
Kontakt oss
Telefon:
Servicetorget: 74 39 33 00
Teknisk vakt: 468 47 864
E-post:
vikna@vikna.kommune.no
Postadresse:
Vikna kommune
Postboks 133, Sentrum
7901 Rørvik
Besøksadresse:
Engasvn. 27
7900 Rørvik
Eksterne linker
Personopplysninger av sensitiv karakter i kommunens postjournal
Publisert: 27.01.2015 av Trine Kvalø

Vikna kommune har de siste ukene fått henvendelser fra publikum om at de ved "googling" av seg selv har fått tilgang til sensitive personopplysninger på Vikna kommune sin elektroniske postjournal. Dette dreier seg i hovedsak om vitnemål og andre dokumenter i forbindelse med ansettelsessaker. Vikna kommune beklager dette sterkt, og arbeider med å få rettet feilene.

Personopplysninger av sensitiv karakter skal tilgangsskjermes i hht. norsk lov. Slike opplysninger skal derfor ikke være offentlig tilgjengelige, og personer som leverer slike opplysninger til Vikna kommune skal være trygge på at dokumentene blir korrekt behandlet.

Vikna kommune tok i bruk elektronisk postjournal i juli 2010. I den elektroniske postjournalen kan publikum søke fram ikke graderte dokumenter, og selv lese dokumentene på nett. Alle dokumenter som legges inn i postjournalen er søkbare 2 dager etter at de er lagt inn og ferdigstilt.

Før juli 2010 ble journalen publisert på nett i form av pdf filer med sakstittler og journalnummer. Publikum som ønsket innsyn i dokumentene kunne på bakgrunn av journalene kontakte kommunen for å få tilgang på dokumentene. Jornalene ble da manuelt kontrollert før de ble lagt ut og dokumentene ble undelagt en ekstra kontroll før utlevering.

Vikna kommune tok i bruk kontorstøttesystemet ePhorte i 2008. Ved overgang til elektronisk journal i 2010 ble alle dokumenter som var registrert i systemet uten tilgangsbegrensninger publisert i den elektroniske journalen. Fra 2010 til i dag har kommunen kun hatt et fåtall henvendelser om avvik (dvs. at sensitive personopplysninger ikke er tilgangsbeskyttet). De opplysningene som det nå rapporteres om er i hovedsak fra perioden 2008 til og med 2010.

Vikna kommune ser alvorlig på at sensitive opplysninger er publisert elektronisk, og satte allerede i forrige uke en begrensning i systemet slik at opplysninger fra tiden før 2011 ikke lenger skulle være søkbare. Dette for at kommunen skulle få tid til å kvalitetssikre alle sensitive dokumenter, og rette opp eventuelle avvik. Dessverre ser det ut til at denne begrensningen kun fungerer som en sperre i søket på kommunens eget søkeverktøy eInnsyn og ikke på søk fra google. Leverandøren av systemet er kontaktet for å få rettet på dette.

Etter overgangen til elektronisk journal i 2010 har kommunen hatt fokus på kontrollrutinene for journalføringen, og disse er i perioden fra 2011 stadig forbedret. I dag blir journalen kontrollert av minst 2 personer før opplysningene publiseres på nett.

Det at vi nå er gjort oppmerksomme på at det er skjedd avvik i rutinene beklager vi sterkt.
Det er viktig at opplysninger på avveie blir oppdaget så raskt som mulig slik at kommunen for rettet feilene. Vi ber derfor om at publikum som finner slike opplysninger om seg selv eller andre tar kontakt med Vikna kommune. Avvikene vil da bli rettet umiddelbart.

Hvis noen har spørsmål i forbindelse med dette kan dere ta kontakt med Vikna kommune v/ ass. rådmann Trine Kvalø eller personalsjef Jens Reidar Husby.
Kontakt:
Trine Kvalø - tlf.: 74 39 33 04 - Mob: 481 56 317 -
Jens Reidar Husby - tlf.: 74 39 33 09 - Mob: 417 66 185 -
Gi din kommentar !
Lagrede kommentarer:
Ingen kommentarer lagret
Hurtigvalg
Nyttig
Søk i nyhetene:
Innspill til dialog
Vikna kommune:
Byåsen - Gatelys og fortau
Lagt inn 01.11.18
Gunn Ingebrigtsen:
varmtvannsbassenget
Lagt inn 29.10.18
Siri Beate Sund:
Gatelys og fortau i Byåsveien
Lagt inn 08.10.18
Rørvik svømmehall:
Rørvik svømmehall - åpningstider
Lagt inn 25.09.18
Trond Christensen:
Åpningstid helg?
Lagt inn 15.09.18
Nyhetsarkiv
Vikna folkebibliotek - Åpningstider i jula (10.12.2018)
Kulturskolens juleforestilling 13. desember (10.12.2018)
Gatelys i Vikna (5.12.2018)
Listeforslag til kommunestyre- og fylkestingsvalg 2019 (4.12.2018)
Ledig driftsavtalehjemmel for fysioterapeut (4.12.2018)
Ledige stillinger i Helse- og sosialetaten (4.12.2018)
Nasjonal tilskuddsordning for inkludering av barn i lavinntektsfamilier - utlysning for 2019 (4.12.2018)
Innføring av pakkeforløp for psykisk helse og rus fra 01.01.2019 (27.11.2018)
Vikna kommunes Budsjett 2019 og Økonomiplan 2019 - 2022 - Rådmannens forslag (21.11.2018)
Detaljreguleringsplan Austafjord barnehage (15.11.2018)
Vil du bidra til en bedre oppvekst for barn og unge i Ytre Namdal - Bli med på idedugnad 21. november (13.11.2018)
Flerengstrand - Utlegging til offentlig ettersyn og høring av søknad - Økt produksjon i lakseslakteriet til Nils Williksen AS - Vikna kommune (12.11.2018)
Mobbeombud i Trøndelag (7.11.2018)
Jodtabletter ved atomulykker (7.11.2018)
Audiograf Sigrid Fløan Solum kommer til Vikna (7.11.2018)
Se hele arkivet